Dobry pracownik w źle zaprojektowanej roli – skąd biorą się problemy w organizacji?

A mianowicie chodzi o sytuacje, w których z czasem coraz trudniej powiedzieć, kto właściwie za co odpowiada. Pojawia się niejasny podział odpowiedzialności, sprzeczne polecenia, dublowanie obowiązków czy zadania, które nie odpowiadają kompetencjom osób, które je wykonują.

Otóż bardzo łatwo jest powiedzieć: pracownik się nie angażuje, nie radzi sobie albo po prostu nie pasuje do stanowiska. Tylko zanim zaczniemy oceniać człowieka, warto najpierw sprawdzić, jak została zorganizowana jego praca.

Czy pracownik ma jasno określoną rolę? Czy wie, które zadania rzeczywiście należą do niego, za jakie decyzje odpowiada i czego oczekuje od niego przełożony? Czy zakres jego pracy pozwala mu wykorzystywać wiedzę, doświadczenie i umiejętności, które posiada?

To są ważne pytania, ponieważ zakres pracy bardzo często zmienia się wraz z rozwojem firmy — stopniowo i niemal niezauważalnie.

W małej albo średniej firmie często zaczyna się to właśnie od rozwoju. Firma rośnie, przybywa klientów, zleceń i nowych obowiązków. Nie zawsze jednak równie szybko rośnie zatrudnienie. Właściciel nie zawsze może albo chce od razu zatrudnić kolejną osobę, więc nowe zadania zaczyna rozdzielać pomiędzy pracowników, których już ma. Jednemu dokłada trochę, drugiemu trochę, a kolejne zadanie trafia do osoby, która akurat ma więcej czasu albo po prostu zazwyczaj „sobie poradzi”.

I właśnie wtedy łatwo przeoczyć, czy te nowe obowiązki rzeczywiście odpowiadają kompetencjom danej osoby i roli, do której została zatrudniona. Z czasem granice odpowiedzialności zaczynają się zacierać, część obowiązków się dubluje, a niektóre zadania trafiają do osób, których wiedza i doświadczenie mogłyby być znacznie lepiej wykorzystane gdzie indziej.

A co na to psychologia zarządzania?

Człowiek może mieć odpowiednią wiedzę, doświadczenie i potencjał, a mimo to funkcjonować słabiej, jeżeli jego rola w organizacji jest niejasna.

W badaniach określa się to między innymi jako role ambiguity — niejasność roli. Metaanalizy pokazują, że niejasność dotycząca oczekiwań i odpowiedzialności jest związana z niższą satysfakcją z pracy, a także — choć słabiej — z gorszym wykonaniem pracy.

Drugim ważnym pojęciem jest person–job fit, czyli dopasowanie człowieka do pracy. Badania pokazują, że znaczenie ma relacja pomiędzy wymaganiami pracy a tym, co pracownik potrafi, czego potrzebuje i co może wnieść do organizacji. Metaanaliza obejmująca 172 badania wykazała związki różnych rodzajów dopasowania m.in. z postawami pracowników, wynikami, przeciążeniem oraz zachowaniami związanymi z pozostaniem lub odejściem z organizacji.

Wniosek nie polega więc na tym, żeby obniżać wymagania wobec pracowników. Chodzi o to, żeby oceniając ich pracę, brać pod uwagę również to, jak została zaprojektowana ich rola, jakie zadania im powierzono i czy rzeczywiście mogą w tej pracy wykorzystać swoje kompetencje.

Bo często to nie ludzie zawodzą, tylko system, w którym pracują.

System tworzą ludzie. Natomiast z własnego doświadczenia wiem, że nie każdy system pasuje do każdego człowieka. Dlatego sposób organizacji pracy powinien tworzyć porządek, ale jednocześnie uwzględniać ludzi, którzy w tym systemie mają funkcjonować.

A jak wygląda to w Twojej firmie?

Czy każdy rzeczywiście wie, za co odpowiada? Czy są zadania, które niepotrzebnie się dublują? A może wraz z rozwojem firmy część pracowników przejęła obowiązki, które zupełnie nie odpowiadają ich kompetencjom?

Warto przyjrzeć się temu wcześniej — zanim problem organizacyjny zaczniemy traktować jak problem z pracownikiem.

Jeżeli podobne problemy występują w Twojej firmie, warto przyjrzeć się organizacji pracy, podziałowi obowiązków i dopasowaniu pracowników do pełnionych ról. VICTORY – Ład Organizacyjny wspiera przedsiębiorców w diagnozowaniu problemów organizacyjnych i wprowadzaniu rozwiązań dopasowanych do potrzeb firmy.

Sprawdź, jak możemy wesprzeć Twoją firmę.